ROI de IT: cómo calcular, medir y mejorar el ROI de las inversiones en IT

suma números
Bill Gates y el presidente de General Motors estaban almorzando. Gates se jactó de las innovaciones que había realizado su empresa.


“Si General Motors se hubiera mantenido al día con la tecnología como lo ha hecho Microsoft, todos estaríamos conduciendo autos de $ 25 que obtienen 1,000 millas por galón (425 kilómetros/litro)”

“Supongo que es cierto”, coincidió el ejecutivo de General Motors. “¿Pero realmente querría que su auto chocara dos veces al día?”



Pienso en esta historia cada vez que un cliente nos pide que justifiquemos el retorno de su inversión en tecnología (ROI). Lo último y lo mejor puede ser mejor, pero… ¿es adecuado para tí? y ¿cómo se verá en los resultados finales?


Tomemos como ejemplo la industria de la salud. Las instituciones están gastando cientos de millones y, en algunos casos, miles de millones de dólares para cumplir con las nuevas pautas federales de Historia Clínica Electrónica ( Electronic health record – EHR). El dinero de los contribuyentes está financiando en parte la transición para que los médicos puedan conectarse con la sala de emergencias, la radiología pueda conectarse con oncología, las enfermeras puedan conectarse con la farmacia y todos puedan conectarse con el departamento de contabilidad. La vinculación de todos los sistemas ayudará invariablemente a mejorar la atención al paciente y, sin duda, brindará responsabilidad a la hora de pagar por todo. Eso debería ayudar a los resultados de Washington, así como a los de la industria de seguros. Pero ¿qué pasa con los hospitales? Cientos de millones de dólares en gastos iniciales y decenas de millones de dólares en costos anuales de mantenimiento del sistema ¿valdrá la pena?


LOS PROS


  •  La tecnología identifica y reduce el fraude y el desperdicio.
  •  Cuando se usa correctamente, la comunicación entre departamentos mejorará drásticamente, lo que permitirá una organización más eficiente y pacientes (clientes) felices.
  • Los nuevos análisis de datos pueden identificar fortalezas y debilidades, impulsando la mejora de procesos, reduciendo costos y mejorando el ROI.



 LOS CONTRAS


  • Costo; Instalar e integrar software que en el caso de EHR cuesta $250 millones de dólares. Se necesitarán $30 millones de dólares adicionales al año para mantener todo funcionando.
  • El sistema está roto; A los hospitales, como a muchas empresas, se les pide que mejoren la calidad a pesar de que necesitarán gastar más para operar y recibir un pago menor para hacerlo.




Entonces, ¿cómo calcular el ROI cuando se trata de una inversión en tecnología para tu negocio? Empieza por hacer un análisis LEAN (Entregar valor, eliminar residuos y avanzar hacia la mejora continua).

Empieza por hacerte dos preguntas sencillas:

  1. ¿Por qué estoy haciendo esto? Puede ser algo que haya impuesto el gobierno, un grupo de la industria, la antigüedad y / o el rendimiento de tu infraestructura existente o preocupaciones de seguridad.
  2. ¿Cómo mejorará mi negocio? A menudo se promociona la tecnología como lo que hace que una organización sea más eficiente, aumentando las capacidades existentes o abriendo nuevas, o permitiendo una mayor capacidad.



Si estás satisfecho con las respuestas, asegúrate de tener un conocimiento sólido de tu red existente porque ese debe ser el punto de referencia para tu comparación. Deberías pedir a los expertos en bits y bytes una descripción general y razonable de tus sistemas, procesos y personal actuales. Si no puedes entenderlo, díles que regresen a sus escritorios, desechen las siglas y lo intenten nuevamente. Deseas comprender todo el hardware y software que utilizas actualmente. Quieres tener la seguridad de que todos los procesos están documentados y revisados para un rendimiento óptimo. Y finalmente, quieres saber que tienes el equipo adecuado para ejecutar lo que tienes ahora y manejar los cambios que se avecinan.


Entonces, ahora que has justificado tu inversión en tecnología, es muy probable que se te pida que demuestres aún más tu idea propuesta con un ROI proyectado. ¿Cómo se traducirán estos dólares de IT en ingresos de la empresa? Es una pregunta justa, pero ¿cómo se calcula el ROI de un proyecto de IT? Vamos a ver.


CÓMO CALCULAR EL ROI EN PROYECTOS DE IT


Calcular el ROI de los proyectos de IT puede ser una tarea complicada. Hay muchas variables que pueden afectar el resultado, por lo que primero deberás averiguar qué beneficios financieros puedes obtener. Los beneficios financieros de las inversiones en IT generalmente se dividen en cinco grupos:


  1. Mejoras de ingresos, como ventas adicionales. Eso significa cualquier inversión en IT que te permita ofrecer un nuevo producto o servicio, lo que, naturalmente, aumentará tus ingresos.
  2. Reducciones de costos. Esto se refiere a los beneficios que te ayudarán a reducir costos (pero no necesariamente a eliminarlos). Algunos ejemplos podrían ser la reducción de los gastos de viaje mediante la celebración de reuniones online en lugar de en persona, o la reducción de los costos de mantenimiento continuo con una mejor tecnología (esto es importante para los proyectos de IT).
  3. Evitar costos. En lugar de reducir costos, esto significa eliminar un costo por completo. ¿No sería agradable? Eso puede suceder gracias a menos errores, reduciendo la cantidad de problemas de soporte al cliente o, algo que todos quieren: mejor productividad.
  4. Reducción de capital. Algunos beneficios te ayudan a reducir tus gastos de capital. Por ejemplo, reducir el costo de almacenamiento y la capacidad del servidor.
  5.  Abstención de costos de capital.  Nuevamente, estamos hablando de la diferencia entre reducir y evitar, por lo que un beneficio que te ayude a deshacerte de un gasto de capital por completo entraría en esta categoría. (Una inversión en IT que signifique que no necesitas construir un nuevo centro de datos entraría en este segmento).
Metodología VOI

Lo curioso es que la ecuación básica de cálculo del ROI es muy simple:

ROI = (ganancias – costo) / costo



Esta ecuación funciona para calcular el ROI de cualquier inversión, no sólo de IT. Si tu equipo de IT utiliza metodología Agile, querrán considerar aspectos como la velocidad del proyecto . Pero primero, ¿cuál es el costo total de tu proyecto? Es posible que tu costo total no sea más que una estimación en este momento, pero está muy bien.

Luego, debes averiguar cómo cuantificar tus ganancias . Las cifras concretas de ROI deberían (y reflejarán) solo ganancias mensurables. Es difícil encontrar números para los no cuantificables: los beneficios blandos como la satisfacción del cliente, mejor soporte al cliente, mejor usabilidad, pronóstico y análisis, etc., pero no dejes que eso te engañe para que pienses en los no cuantificables no son importantes. Lo son, y aún debes considerarlos, especialmente cuando te enfrentas a presentar tu caso a las personas que tienen la chequera.


El enfoque financiero de un cálculo de ROI es valioso porque facilita la comparación de dos inversiones diferentes que no son realmente iguales en la superficie. Piense en comparar una inversión en acciones con la compra de nuevos equipos. Son dos animales diferentes, pero el ROI facilita la comparación al observar estrictamente las ganancias financieras, menos el costo.

Aquí hay algo más que es importante recordar: si bien la ecuación del ROI es bastante simple, también se puede manipular. Eso depende principalmente de cómo alguien decide cuantificar sus costos e ingresos (o qué ingresos y costos incluir en el cálculo). Entonces, aquí es donde las cosas comienzan a ponerse complicadas para muchas personas.


No existe una regla establecida claramente definida con respecto a las ganancias que se deben considerar en un cálculo del ROI. Realmente, depende de la empresa decidir qué consideran una ganancia. Si esas ganancias son cuantificables, entonces deben decidir si incluirlas en el cálculo del ROI. Al final del día, debes averiguar qué significa el valor para tu organización.


Tal vez prefieres ceñirte a ganancias concretas de ingresos sin considerar los ingresos que podrías generar a partir de una mayor productividad. Tu decides. Pero elige sabiamente. Y recuerde que llegar a un consenso sobre lo que debería o no debería incluirse en estos cálculos puede ser un punto conflictivo para las partes interesadas.



Puedes calcular el ROI de dos formas completamente diferentes centrándote exclusivamente en la reducción de costos o exclusivamente en las ganancias de ingresos. En otras palabras, si puedes calcular la cantidad específica de ingresos que generarás durante un tiempo específico para mejorar la satisfacción del cliente , puedes optar por incluir esta métrica, o puedes limitar tu enfoque al ROI que obtendrás al reducir el gasto. Incluso puedes decidir calcular el ROI de varias maneras para defender los muchos beneficios potenciales que tu empresa puede obtener al invertir en tu proyecto, y cuando sea el momento de seguir adelante, ejecutes una prueba piloto para averiguar si es probable que las cosas cambien de la forma que crees que lo harán.

¡Pero espera, eso no es todo! También querrás considerar la línea de tiempo del proyecto y qué tan pronto puedes esperar comenzar a ver algunos de esos retornos. La implementación de algunas inversiones cuesta millones de dólares, pero la empresa no ve retornos durante varios años. Si te preocupa el flujo de caja, definitivamente es algo a tener en cuenta. Algunos expertos (principalmente los de contabilidad) llaman a esto el período de recuperación. Y esas mismas personas preocupadas por la contabilidad probablemente querrán saber si los activos de IT involucrados en el proyecto son apreciables o depreciables y en qué plazo.


Una compra de bienes raíces se aprecia indefinidamente (bueno, al menos en un mundo ideal), pero el hardware de IT se deprecia durante un cierto período de tiempo. Cuando comienzas a calcular el período de recuperación y deseas conocer otros números (como el valor actual), tu cálculo se vuelve aún más complejo .

Por último, no confundas beneficio con flujo de caja. Harvard Business Review dice que éste es el error más común que cometen las personas al calcular el ROI. Si confundes beneficio con flujo de caja, terminarás sesgando tus cifras. Tu cálculo de ROI puede mostrar que obtendrás un rendimiento mayor del que realmente obtendrás en el mundo real.

El método de flujo de caja es el método de cálculo preferido por los inversores inteligentes.


¿Qué más?


Hay muchos otros factores que entran en juego cuando se decide sobre inversiones en tecnología. Piensa en :


  • Los factores de riesgo. ¿Qué puede salir mal? ¿Puedes planificar para el peor de los casos y aún así obtener un buen resultado?
  • A quién impacta. Existe una buena posibilidad de que cualquier inversión en IT impacte más que solo a las personas que trabajan directamente con la tecnología. Tus clientes, otros departamentos, etc. Es una buena idea pensar a quién afectará un proyecto y cómo. ¿Son los impactos positivos o negativos?
  • Adaptarse a las nuevas tecnologías. Algunas inversiones en IT están detrás de escena y no requieren cambios en la forma en que las personas trabajan. Otras lo hacen. ¿Tu gente tendrá que aprender nuevamente la tecnología existente o adaptarse a algo completamente nuevo?
  • Benchmarks (Puntos de referencias). ¿Tienes puntos de referencia establecidos? ¿Dónde cae tu inversión en IT en relación con los puntos de referencia de la industria / empresa?
  • Valor frente al dólar. Los líderes de opinión en algunos campos como EdTech recomiendan poner más énfasis en el VOI (Valor de la Inversión) que en el ROI, ya que los beneficios “suaves” (los que no se pueden definir por números) son más importantes. Esa es una elección que debes hacer.



Ejemplos de ROI


Los cálculos financieros complicados son más fáciles de entender con ejemplos del mundo real para la mayoría de las personas. Así que veamos algunos. Peter Campbell ofrece uno bueno en un artículo en TechSoup :


  • Una empresa gasta $2,000 para actualizar su sistema de recaudación de fondos para obtener mejores visualizaciones e informes de datos.
  • Esto ayuda a la empresa a incrementar las donaciones de cada vendedor en un 10 por ciento.
  • En general, la compañía espera que la inversión genere $10,000 adicionales cada año en donaciones.
  • Se espera que los beneficios de la actualización duren dos años.
  • El ROI en términos financieros es de $18,000. (Las donaciones adicionales de $10,000 por año x 2 años = $20,000, menos el costo inicial de $2,000 de la actualización).




Pero esta simple figura no tiene en cuenta la imágen completa. Los vendedores no saben cómo usar la nueva tecnología, por lo que deberán recibir capacitación (lo que tiene un costo). También asume que la tecnología funciona como se espera, lo que cualquiera que haya asumido un proyecto de TI sabe que rara vez es el caso. Además, ¿qué pasa si no puedes mantener el nivel de personal requerido para generar esos $10,000 adicionales en donaciones durante dos años?

Campbell dice: “El concepto aquí es bastante simple: es más fácil hornear un pastel a partir de una receta si compras los ingredientes de antemano. Luego, debes tener todos los utensilios y recipientes necesarios para mezclar, despejar el espacio necesario en la mesada y saber cómo encender el horno”.


¿Compraste tus ingredientes primero? ¿Tienes la mesada, los recipientes y otras herramientas necesarias? Lo más importante: ¿sabes cómo encender el horno?

Karen Graham también proporciona un ejemplo útil en una publicación para Idealware donde analiza la elección entre comprar un nuevo servidor o migrar a la nube usando ROI. Este ejemplo ilustra cuánto puede inclinarse una comparación de ROI de una forma u otra dependiendo de los factores que consideres:

  • Es fácil considerar decisiones como ésta en términos de costos iniciales. Una opción probablemente cuesta más por adelantado y es una pastilla más difícil de tragar, mientras que otra puede tener los mismos costos repartidos durante algunos años.
  • La gestión de archivos basada en la nube proporciona una mejor movilidad, pero ¿eso es importante para tu organización? ¿Vale la pena pedirles a tus empleados que renuncien a la tecnología que conocen para aprender algo nuevo?
  • Si consideras el costo de la tecnología en sí y nada más, la nube tiene un costo ligeramente más alto que un servidor tradicional.
  • Si tienes en cuenta aspectos como el costo de implementación y soporte, obtendrás una imagen más clara del costo total.
  • Pero agregar otros costos como el tiempo de inactividad, la productividad y la capacitación hacen que la nube parezca la opción más económica.
Tabla comparativa

Es importante lograr un consenso grupal sobre qué beneficios importan, decidir cuáles de esos beneficios son cuantificables y si confiarás en un cálculo de ROI o en algunos métodos diferentes para visualizar exactamente cómo algunos de los factores influyentes podrían afectar el resultado.


Con todas estas respuestas en la mano, ahora puedes calcular la inversión de capital del hardware o software con los aumentos resultantes en los costos operativos y determinar si la inversión es apropiada para el tamaño y la complejidad de tu negocio.


Así que… respira, y compra una calculadora realmente buena. El retorno de la inversión no es un simple cálculo A + B. Pero si sigues el proceso, puedes evitar que tu ROI se convierta en un pagaré.

Fuente: www.vertitechit.com/roi-of-it-how-to-calculate-measure-improve-roi-on-it-investments/


Publicado originalmente el 11 de Septiembre de 2020. Actualizado el 18 de Febrero de 2021.